1 目的
1.1 規(guī)范檔案的收集、整理、分類、歸檔及利用。
1.2 對檔案信息分級保密，避免損失。
2 適用范圍
2.1 適用于行政檔案、業(yè)務(wù)檔案。
2.2 不適用于會計檔案（見《財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)》）。
3 職責(zé)：
3.1 行政管理部負(fù)責(zé)公司級檔案接收、分類、歸檔、利用。
3.2 各部門負(fù)責(zé)檔案的歸集、整理、移交（公司級）或自存（部門級）。
4 檔案歸集、整理
4.1 各部門各崗位履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的檔案材料，應(yīng)予以存留。
4.2 各部門應(yīng)指定檔案歸集人，負(fù)責(zé)歸集各崗位產(chǎn)生的檔案材料，并按移交質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)整理。
4.3 歸檔內(nèi)容、時限及檔案保存年限見附表《歸檔內(nèi)容、時限及檔案保存年限表》。
5 歸檔范圍：反映公司各項工作活動，具有查考利用價值的文件、資料，均屬歸檔范圍。
5.1 治理類
5.1.1 資質(zhì)、證照
5.1.2 反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理等，具有查考利用價值的文件資料。
5.2 公文類
5.2.1 上級下發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的各類通知、批復(fù)、決定等。
5.2.2 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
5.2.3 下發(fā)的紅頭文件、通知文件、通報文件、會議紀(jì)要等
5.3 宣傳類
5.3.1 本公司的大事記及反映本公司重要活動的簡報、照片、錄音、錄像等。
5.4 考核類
5.4.1 各部門簽訂的工作目標(biāo)計劃書、考勤、績效考核報告等。
5.5 工程設(shè)備類
5.5.1 本公司招標(biāo)文件、工程圖紙、工程檔案、驗收資料等。
5.5.2 購進(jìn)設(shè)備的資料、合格證、說明書等。
5.6 水務(wù)類
5.6.1 各部門的運行記錄、監(jiān)測記錄、操作流程、設(shè)備維修記錄等。
5.6.2 水質(zhì)監(jiān)測報告書、制水量報表等。
5.7 經(jīng)濟(jì)合同類
5.7.1 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料等。
6 檔案移交質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
6.1 完結(jié)：全部結(jié)束或階段性結(jié)束后歸檔最終稿。進(jìn)行中可能有變化的材料不可歸檔。
6.2 原件：原件方可歸檔，草稿、草圖禁止歸檔，復(fù)印件應(yīng)簽章注明原件存放處。
6.3 真實：真實、準(zhǔn)確
6.4 完整：系統(tǒng)、齊全，不缺簽字、蓋章；音像材料（包括照片、錄音、錄像等）和實物要與文字說明一起歸檔；電子文件要與紙質(zhì)文件一起歸檔。
6.5 清晰：字跡清楚，圖像清晰。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，且須為新藍(lán)圖。
7 檔案移交
7.1 檔案產(chǎn)生部門歸集人填列《檔案移交清單》，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核。
7.2 每月10日前，將檔案材料附《檔案移交清單》交行政管理部查驗、簽收。移交的檔案未達(dá)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，退回整改后復(fù)交。
7.3 檔案產(chǎn)生部門移交檔案資料應(yīng)一式兩份，原件移交公司檔案室，復(fù)印件部門留存?zhèn)洳椤?/p>
8 檔案分類、歸檔、保管
8.1 行政管理部對接收的檔案材料進(jìn)行二次整理、分類、核定保密級別、歸檔。
8.2 非檔案室人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得出入檔案室；經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)入檔案室的，應(yīng)服從檔案室的管理。
8.3 珍貴檔案、秘密、機(jī)密檔案，應(yīng)存于專用檔案柜，從嚴(yán)審批借閱。
9 檔案利用
9.1 各部門因?qū)嶋H工作需要，填寫《檔案利用登記表》，經(jīng)董事長批準(zhǔn)，可以申請查閱、借閱檔案。特殊情況需要外用的，由檔案管理員持出，不得假手他人。
9.2 利用檔案時嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
9.3 公司檔案未經(jīng)允許外單位人員不得查閱。
9.4 檔案經(jīng)檢查完好后歸還。
10 檔案銷毀
10.1 檔案保存到期后，根據(jù)《檔案法》相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司現(xiàn)狀進(jìn)行銷毀。
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